部署責任者へのリマインド
本ガイドでは、SurveyMars でメールまたは API を通じてアンケートを送信した後、「部署責任者へのリマインド」機能を使用して未回答者へのリマインド、部署責任者の管理、回答進捗の確認を行う方法を説明します。部署ごとに回収率を追跡し、部署責任者に部下の回答を促してもらうシナリオに適しています。
機能概要
アンケートを連絡先にメールまたは API で送信すると、回答状況タブの「未回答 / 回答済み」ステータスで回収状況を確認でき、ワンクリックで部署責任者に未回答者のフォローをリマインドできます。システムは部署責任者リストの管理と、回答者および部署責任者それぞれへのホームページ入り口の提供に対応しており、保留中・完了・部署の回答進捗をいつでも確認できます。
利用前提
- アンケートを連絡先にメールまたはAPIで送信済みであること。
- 連絡先の部署情報が登録されていること（回答状況タブの一覧には、一般メンバーと比べて「氏名、組織」の 2 列が追加されます）。
- 「部署責任者へのリマインド」を利用するには、あらかじめ部署責任者管理で該当部署の部署責任者を設定する必要があります（詳細は本記事の「部署責任者の管理」を参照）。
設定手順
1. 未回答者の確認（回答の催促）
内部メッセージ（API）またはメール送信ページを開き、回答状況タブに切り替えます。このタブの左側ステータスバーに「未回答」ステータスがあり、クリックすると現在回答していないすべての連絡先の一覧が表示され、的確にフォローできます。
2. 部署責任者へのリマインド（入り口と全画面ダイアログ）
回答状況タブの右上にある「部署責任者へのリマインド」入り口をクリックすると、全画面ダイアログが開き、部署責任者への未回答フォロー通知を設定できます。
3. 部署責任者の管理
部署ごとに部署責任者を個別または一括で追加できます：
- 選択をクリックして連絡先選択ダイアログを開きます（「人単位で送信」の選択ダイアログと同じで、タイトルのみ「部署責任者の選択」に変わります）。
- 部署責任者の一括追加をクリックすると右側のダイアログが開き、サンプルのダウンロードと Excel のアップロードで一括設定できます。
- 部署責任者の自動マッチングをクリックすると、連絡先でユーザーが設定済みの部署責任者と自動的にマッチングされます（1 つの部署に複数の責任者がいる場合はすべてマッチング）。
- 補足：allcontacts（全連絡先）にはデフォルトで部署責任者が設定されません。権限が大きいため、ユーザー自身で設定することをお勧めします。
「部署責任者へのリマインド」の設定では、部署責任者に以下の権限を付与できます（スイッチの説明）：
- 統計と分析：部署責任者が自部署の回答データの統計・分析グラフを閲覧できるようにします。
- 回答の閲覧とダウンロード：部署責任者が自部署の回答明細データを閲覧・ダウンロードできるようにします。
- 部署メンバーが回答を提出した際の通知：部署内のメンバーが回答を提出すると、部署責任者に通知を送信します。
- 定期自動リマインド：設定した時刻に未回答の部署メンバーへ自動的にリマインドを送信します（最大 2 件設定可）。
「部署メンバーが回答を提出した際の通知」と「定期自動リマインド」の 2 項目は、「統計と分析」または「回答の閲覧とダウンロード」のいずれか（または両方）を有効にした場合にのみ表示されます。
4. 回答済み一覧の確認
回答状況タブの左側タブバーに「回答済み」入り口があり、選択すると回答済みのすべての連絡先を確認できます。一覧は提出日時の降順（新しい順）で表示され、氏名、部署、提出日時および「回答を表示」入り口を表示します。回答を表示をクリックすると、新しいウィンドウで該当連絡先の回答詳細ダイアログが既定で開きます。
5. ホームページへのアクセス（回答者と部署責任者）
メール内のホームページ入り口は、クリックして開く前にメール認証を完了する必要があり、認証後に新しいウィンドウでホームページが開きます。ホームページには 2 種類の権限があります：
- 一般回答者用ホームページ：該当ユーザーの保留中、完了済みのアンケートを表示します。
- 部署責任者用ホームページ（権限付き）：自身の保留中／完了済みに加えて、部署の回答進捗も表示します。権限に応じて分析／回答詳細入り口を表示し、右上でアンケート（権限のあるもののみ）と部署を切り替えられます。分析／回答詳細の大きな入り口をクリックすると新しいウィンドウで開き、データ権限が適用されます。完了済みページには権限に応じて「再回答／回答を編集」入り口が表示される場合があります。
よくある質問
Q：受信者がメール内のホームページ入り口をクリックしても反応がない？
A：ホームページ入り口はクリック後にまずメール認証が必要です。認証後に新しいウィンドウでホームページが開きます。メール認証ステップが完了しているかご確認ください。
Q：部署責任者を一人ずつ追加する必要がありますか？
A：いいえ。個別、一括（Excel アップロード）、自動マッチングの 3 つの方法に対応しています。自動マッチングは、連絡先でユーザーが設定済みの部署責任者に基づいて自動的に入力します。
注意事項
- 回答状況タブの一覧には、一般メンバーと比べて「氏名、組織」の 2 列が追加されるため、部署情報を正しく登録する必要があります。
- 部署責任者へのリマインドの 4 つのスイッチのうち、「部署メンバーが回答を提出した際の通知」と「定期自動リマインド」は、「統計と分析」または「回答の閲覧とダウンロード」を有効にした場合にのみ表示されます。
- リマインドメールとホームページ入り口の両方とも、受信者がホームページにアクセスする前にメール認証を完了する必要があります。メールで認証コードを受信できることをご確認ください。
- 部署責任者用ホームページの分析／回答詳細入り口はデータ権限で制御され、権限のあるアンケートと部署にのみ表示されます。
- allcontacts（全連絡先）にはデフォルトで部署責任者が設定されません。権限が大きいため、ユーザー自身で設定することをお勧めします。
