Modelo de Lista de Verificação para Preparação de Reuniões

Esta lista de verificação ajuda você a revisar sistematicamente todo o trabalho de preparação para uma reunião futura. Por favor, preencha cada item com base no seu progresso real para evitar perder etapas cruciais.
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1. Que tipo de reunião você está preparando
Reunião de sincronização interna da equipe
Reunião de projeto interdepartamental
Reunião de negócios com cliente
Reunião de revisão do conselho executivo
Apresentação em conferência externa do setor
Oficina de treinamento
Outro
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2. Data agendada da reunião
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3. Indique o progresso atual de cada item de preparação da reunião abaixo
ConcluídoEm andamentoNão iniciado
Confirmar os objetivos centrais da reunião e a agenda formal
Confirmar os objetivos centrais da reunião e a agenda formal
Confirmar a lista de participantes e enviar os convites
Confirmar a lista de participantes e enviar os convites
Reservar o local da reunião ou ativar o link da reunião online
Reservar o local da reunião ou ativar o link da reunião online
Preparar materiais da reunião, incluindo slides, documentos e material impresso
Preparar materiais da reunião, incluindo slides, documentos e material impresso
Testar áudio, vídeo e equipamentos de apresentação com antecedência
Testar áudio, vídeo e equipamentos de apresentação com antecedência
Preparar o modelo de registro de atas da reunião
Preparar o modelo de registro de atas da reunião
Organizar catering, estacionamento ou outros requisitos locais
Organizar catering, estacionamento ou outros requisitos locais
Resumir itens de ação abertos da reunião anterior
Resumir itens de ação abertos da reunião anterior
Preparar materiais de perguntas e respostas para os tópicos principais de discussão
Preparar materiais de perguntas e respostas para os tópicos principais de discussão
Confirmar os papéis dos palestrantes e a alocação de tempo para cada item da agenda
Confirmar os papéis dos palestrantes e a alocação de tempo para cada item da agenda
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4. Aloque a porcentagem do seu tempo total de preparação da reunião nas seguintes áreas
Definição de agenda e coordenação de participantes
Preparação e revisão de materiais da reunião
Teste e configuração de tecnologia
Logística e organização local
Acompanhamento pré-reunião com os participantes
5. Descreva quaisquer desafios pendentes, problemas ou necessidades não atendidas que você encontrou durante a preparação da reunião
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6. Nome da pessoa responsável pela preparação da reunião
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7. Nome da equipe ou departamento que organiza esta reunião
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