Szablon listy kontrolnej do przygotowania spotkania

Ta lista kontrolna pomaga systematycznie przejrzeć wszystkie prace przygotowawcze do nadchodzącego spotkania. Proszę wypełnić każdą pozycję na podstawie rzeczywistego postępu, aby uniknąć pominięcia kluczowych kroków.
*
1. Jaki rodzaj spotkania przygotowujesz?
Wewnętrzne spotkanie synchronizacyjne zespołu
Międzywydziałowe spotkanie projektowe
Spotkanie biznesowe z klientem
Spotkanie przeglądowe rady dyrektorów
Prezentacja na zewnętrznej konferencji branżowej
Warsztat szkoleniowy
Inne
*
2. Planowana data spotkania
*
3. Proszę wskazać aktualny postęp każdego elementu przygotowania do spotkania poniżej
ZakończoneW tokuNierozpoczęte
Potwierdzenie głównych celów spotkania i oficjalnego porządku obrad
Potwierdzenie głównych celów spotkania i oficjalnego porządku obrad
Potwierdzenie listy uczestników i wysłanie zaproszeń
Potwierdzenie listy uczestników i wysłanie zaproszeń
Zarezerwowanie sali spotkań lub aktywacja linku do spotkania online
Zarezerwowanie sali spotkań lub aktywacja linku do spotkania online
Przygotowanie materiałów na spotkanie, w tym slajdów, dokumentów i materiałów drukowanych
Przygotowanie materiałów na spotkanie, w tym slajdów, dokumentów i materiałów drukowanych
Wcześniejsze przetestowanie sprzętu audio, wideo i do prezentacji
Wcześniejsze przetestowanie sprzętu audio, wideo i do prezentacji
Przygotowanie szablonu do protokołowania spotkania
Przygotowanie szablonu do protokołowania spotkania
Zorganizowanie cateringu, parkingu lub innych wymagań na miejscu
Zorganizowanie cateringu, parkingu lub innych wymagań na miejscu
Podsumowanie otwartych zadań z poprzedniego spotkania
Podsumowanie otwartych zadań z poprzedniego spotkania
Przygotowanie materiałów do sesji pytań i odpowiedzi dla kluczowych tematów dyskusji
Przygotowanie materiałów do sesji pytań i odpowiedzi dla kluczowych tematów dyskusji
Potwierdzenie ról prelegentów i podziału czasu na każdy punkt porządku obrad
Potwierdzenie ról prelegentów i podziału czasu na każdy punkt porządku obrad
*
4. Proszę podać procent całkowitego czasu przygotowania do spotkania podzielony na poniższe obszary
Ustalanie porządku obrad i koordynacja z uczestnikami
Przygotowanie i recenzja materiałów na spotkanie
Testowanie technologii i konfiguracja sprzętu
Logistyka i ustalenia na miejscu
Działania uzupełniające przed spotkaniem z uczestnikami
5. Proszę opisać wszelkie nierozwiązane wyzwania, problemy lub niezaspokojone potrzeby napotkane podczas przygotowań do spotkania
*
6. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za przygotowanie do spotkania
*
7. Nazwa zespołu lub wydziału organizującego to spotkanie
image result
wait loading