Sjabloon voor Vergaderingsvoorbereidingscontrolelijst

Deze controlelijst helpt je bij het systematisch nalopen van alle voorbereidingswerkzaamheden voor een komende vergadering. Voltooi elk item op basis van je daadwerkelijke voortgang om te voorkomen dat je cruciale stappen mist.

1. Voor welk type vergadering ben je aan het voorbereiden?

2. Geplande datum van de vergadering



3. Geef hieronder de huidige voortgang van elk voorbereidingsitem voor de vergadering aan

	Voltooid	In uitvoering	Niet gestart
Bevestig de kerndoelen van de vergadering en de formele agenda
Bevestig de kerndoelen van de vergadering en de formele agenda
Bevestig de deelnemerslijst en verstuur uitnodigingen
Bevestig de deelnemerslijst en verstuur uitnodigingen
Boek de vergaderlocatie of activeer de online vergaderlink
Boek de vergaderlocatie of activeer de online vergaderlink
Bereid vergadermateriaal voor, inclusief dia's, documenten en hand-outs
Bereid vergadermateriaal voor, inclusief dia's, documenten en hand-outs
Test vooraf audio, video en presentatieapparatuur
Test vooraf audio, video en presentatieapparatuur
Bereid een sjabloon voor het opnemen van notulen voor
Bereid een sjabloon voor het opnemen van notulen voor
Regel catering, parkeren of andere locatiegebonden vereisten
Regel catering, parkeren of andere locatiegebonden vereisten
Vat open actiepunten van de vorige vergadering samen
Vat open actiepunten van de vorige vergadering samen
Bereid Q&A-materiaal voor belangrijke bespreekpunten voor
Bereid Q&A-materiaal voor belangrijke bespreekpunten voor
Bevestig sprekersrollen en tijdsindeling voor elk agendapunt
Bevestig sprekersrollen en tijdsindeling voor elk agendapunt

4. Geef de verdeling van je totale voorbereidingstijd voor de vergadering over onderstaande gebieden aan (in procenten)

Agenda-opstelling en coördinatie met deelnemers

Voorbereiding en controle van vergadermateriaal

Technische test en opzet

Logistiek en locatievoorzieningen

Opvolging voorafgaand aan de vergadering bij deelnemers

5. Beschrijf eventuele openstaande uitdagingen, problemen of onvervulde behoeften die je tegenkwam tijdens de voorbereiding van de vergadering

6. Naam van de verantwoordelijke persoon voor de vergaderingsvoorbereiding



7. Naam van het team of de afdeling die deze vergadering organiseert

Aangedreven door SurveyMars