Modello di Check-list per la Preparazione delle Riunioni

Questa check-list ti aiuta a revisionare sistematicamente tutto il lavoro di preparazione per una riunione imminente. Completa ogni voce in base al tuo stato di avanzamento effettivo per evitare di perdere passaggi critici.
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1. Che tipo di riunione stai preparando?
Riunione di sincronizzazione interna del team
Riunione di progetto interdipartimentale
Riunione commerciale con il cliente
Riunione di revisione del consiglio di amministrazione
Presentazione a convegno industriale esterno
Workshop di formazione
Altro
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2. Data programmata della riunione
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3. Indica lo stato di avanzamento attuale di ogni voce di preparazione della riunione qui di seguito
CompletatoIn corsoNon iniziato
Conferma obiettivi principali della riunione e ordine del giorno ufficiale
Conferma obiettivi principali della riunione e ordine del giorno ufficiale
Conferma elenco dei partecipanti e invio degli inviti
Conferma elenco dei partecipanti e invio degli inviti
Prenota la sala riunioni o attiva il link per la riunione online
Prenota la sala riunioni o attiva il link per la riunione online
Prepara i materiali per la riunione, incluse diapositive, documenti e dispense
Prepara i materiali per la riunione, incluse diapositive, documenti e dispense
Prova in anticipo le apparecchiature audio, video e per la presentazione
Prova in anticipo le apparecchiature audio, video e per la presentazione
Prepara il modello per la registrazione dei verbali della riunione
Prepara il modello per la registrazione dei verbali della riunione
Organizza catering, parcheggio o altre esigenze per la sede della riunione
Organizza catering, parcheggio o altre esigenze per la sede della riunione
Riassumi le azioni aperte dalla riunione precedente
Riassumi le azioni aperte dalla riunione precedente
Prepara materiali per le domande e risposte sui temi chiave della discussione
Prepara materiali per le domande e risposte sui temi chiave della discussione
Conferma i ruoli dei relatori e la suddivisione del tempo per ogni punto dell'ordine del giorno
Conferma i ruoli dei relatori e la suddivisione del tempo per ogni punto dell'ordine del giorno
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4. Suddividi la percentuale del tuo tempo totale di preparazione della riunione nelle seguenti aree
Definizione dell'ordine del giorno e coordinamento con i partecipanti
Preparazione e revisione dei materiali della riunione
Prova e configurazione della tecnologia
Logistica e allestimento della sede
Follow-up pre-riunione con i partecipanti
5. Descrivi eventuali sfide in sospeso, problemi o esigenze non soddisfatte che hai incontrato durante la preparazione della riunione
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6. Nome della persona responsabile della preparazione della riunione
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7. Nome del team o dipartimento che organizza questa riunione
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