Modèle de checklist de préparation de réunion

Cette checklist vous aide à examiner systématiquement tout le travail de préparation d'une réunion à venir. Veuillez compléter chaque élément en fonction de votre progression réelle pour éviter d'oublier des étapes critiques.
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1. Quel type de réunion préparez-vous ?
Réunion de synchronisation d'équipe interne
Réunion de projet interdépartemental
Réunion commerciale avec client
Réunion d'évaluation du conseil d'administration
Présentation dans une conférence industrielle externe
Atelier de formation
Autre
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2. Date prévue de la réunion
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3. Veuillez indiquer l'état d'avancement actuel de chaque élément de préparation de réunion ci-dessous
TerminéEn coursPas commencé
Confirmer les objectifs principaux de la réunion et l'ordre du jour officiel
Confirmer les objectifs principaux de la réunion et l'ordre du jour officiel
Confirmer la liste des participants et envoyer les invitations
Confirmer la liste des participants et envoyer les invitations
Réserver la salle de réunion ou activer le lien de réunion en ligne
Réserver la salle de réunion ou activer le lien de réunion en ligne
Préparer les documents de réunion, y compris les diapositives, les dossiers et les documents distribués aux participants
Préparer les documents de réunion, y compris les diapositives, les dossiers et les documents distribués aux participants
Tester à l'avance l'équipement audio, vidéo et de présentation
Tester à l'avance l'équipement audio, vidéo et de présentation
Préparer le modèle de prise de notes du procès-verbal de réunion
Préparer le modèle de prise de notes du procès-verbal de réunion
Organiser la restauration, le stationnement ou d'autres exigences sur place
Organiser la restauration, le stationnement ou d'autres exigences sur place
Résumer les actions en cours de la réunion précédente
Résumer les actions en cours de la réunion précédente
Préparer les documents de questions-réponses pour les sujets de discussion clés
Préparer les documents de questions-réponses pour les sujets de discussion clés
Confirmer les rôles des intervenants et l'attribution du temps pour chaque point de l'ordre du jour
Confirmer les rôles des intervenants et l'attribution du temps pour chaque point de l'ordre du jour
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4. Veuillez répartir le pourcentage de votre temps total de préparation de réunion entre les domaines suivants
Établissement de l'ordre du jour et coordination des participants
Préparation et révision des documents de réunion
Test et configuration des équipements technologiques
Logistique et organisation sur place
Suivi préalable à la réunion avec les participants
5. Veuillez décrire tous les défis en attente, problèmes ou besoins non satisfaits que vous avez rencontrés lors de la préparation de la réunion
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6. Nom de la personne responsable de la préparation de la réunion
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7. Nom de l'équipe ou du département organisateur de cette réunion
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