Vorlage für eine Checkliste zur Vorbereitung von Meetings

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der systematischen Überprüfung aller Vorbereitungsarbeiten für ein anstehendes Meeting. Bitte ergänzen Sie jeden Punkt entsprechend Ihrem tatsächlichen Fortschritt, damit keine kritischen Schritte vergessen werden.
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1. Für welche Art von Meeting bereiten Sie sich vor?
Internes Team-Synchronisationsmeeting
Abteilungsübergreifendes Projektmeeting
Kundenorientiertes Geschäftsmeeting
Vorstandssitzung zur Prüfung
Vortrag auf einer externen Branchenkonferenz
Schulungsworkshop
Sonstiges
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2. Geplanter Termin des Meetings
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3. Bitte geben Sie den aktuellen Fortschritt jedes Vorbereitungspunkts unten an
AbgeschlossenIn BearbeitungNicht begonnen
Bestätigung der Kernziele des Meetings und der formellen Tagesordnung
Bestätigung der Kernziele des Meetings und der formellen Tagesordnung
Bestätigung der Teilnehmerliste und Versand der Einladungen
Bestätigung der Teilnehmerliste und Versand der Einladungen
Buchen des Meetingraums oder Aktivierung des Online-Meeting-Links
Buchen des Meetingraums oder Aktivierung des Online-Meeting-Links
Vorbereitung der Meetingunterlagen inklusive Folien, Dokumente und Handouts
Vorbereitung der Meetingunterlagen inklusive Folien, Dokumente und Handouts
Vorzeitige Prüfung von Audio-, Video- und Präsentationsgeräten
Vorzeitige Prüfung von Audio-, Video- und Präsentationsgeräten
Vorbereitung einer Vorlage für die Protokollaufzeichnung
Vorbereitung einer Vorlage für die Protokollaufzeichnung
Organisation von Verpflegung, Parkplätzen oder anderen Anforderungen für den Ort
Organisation von Verpflegung, Parkplätzen oder anderen Anforderungen für den Ort
Zusammenfassung offener Maßnahmen aus dem vorherigen Meeting
Zusammenfassung offener Maßnahmen aus dem vorherigen Meeting
Vorbereitung von Q&A-Unterlagen für wichtige Diskussionsthemen
Vorbereitung von Q&A-Unterlagen für wichtige Diskussionsthemen
Bestätigung der Rednerrollen und Zeitaufteilung für jeden Tagesordnungspunkt
Bestätigung der Rednerrollen und Zeitaufteilung für jeden Tagesordnungspunkt
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4. Bitte verteilen Sie den Prozentsatz Ihrer gesamten Vorbereitungszeit auf die folgenden Bereiche
Tagesordnungsgestaltung und Teilnehmerkoordination
Vorbereitung und Prüfung der Meetingunterlagen
Technische Prüfung und Einrichtung
Logistik und Organisation vor Ort
Vorab-Nachfassung bei den Teilnehmern vor dem Meeting
5. Bitte beschreiben Sie offene Herausforderungen, Probleme oder unerfüllte Bedürfnisse, auf die Sie bei der Vorbereitung gestoßen sind
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6. Name der für die Vorbereitung verantwortlichen Person
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7. Name des Teams oder der Abteilung, das/die dieses Meeting organisiert
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